Filo yönetim sistemi nedir?
İtalyanca kökenli bir kelime olan “filo”, aynı hizmeti yapmak için görevlendirilen ve bir kumanda altında bulunan araçlara verilen isim. Bir filonun yük optimizasyonu ve planlanmasından başlayıp yükün teslimine kadar izlenmesi, yönetilmesi ve diğer tüm yardımcı süreçlerin birbirleriyle ilişkisine göre sırasının ayarlanıp ölçümlerinin gerçekleştirilmesi ve tüm süreçlerin iyileştirilmesini amaçlayan sisteme ise “filo yönetim sistemi” deniyor. Bir filo yönetim sisteminde yönetim (operasyon, dokümantasyon ve takip), araç (çekici, römorklar, forklift ve vinçler), bakım ile onarım (kademe, garaj) ve insan kaynakları kısımları yer alıyor.
Yönetim kısmı nasıl işliyor?
Yurt içi ve yurt dışı operasyon kısmını yöneten bu departman, pazarlama departmanından gelen sipariş emirleri doğrultusunda yüke uygun araçları seçiyor. İstenilen yükleme noktasına istenilen zamanda sevkini sağlamakla da yükümlü olan yönetim departmanı, taşınacak olan ürünlerin siparişe uygunluğunu kontrol edip aracı, eğer yurt dışına gidecekse, gümrük noktasına sevk ediyor. Gümrüklemeden sonra bu sefer yol güzergâhını seçiyor ve gidilecek ülke ya da ülkelere ait geçiş belgelerini aldırıyor.
Aracın takibi ve konumunun belirlenmesi de yönetim departmanının sorumlulukları arasında. Uydu bağlantılı sistemlerle teknik takip yapabilmek oldukça kolay. Bu sistemlerle anlık konum takibi yapılabiliyor; yapılan hıza, harcanan yakıt sarfiyatına kadar tüm detaylı bilgiler rapor edilebiliyor.
Dökmantasyon kısmı nasıl işliyor?
Filo aracına ait evraklardan yeşil sigorta, CMR sigortası, araç uygunluk belgesi, yetki belgeleri, şirketin sürücüye vekaleti, normal trafik sigortasının hazırlanması ve kontrol edilmesi dokümantasyon departmanının sorumluluğunda. Ayrıca araçlara ait kanunen zorunlu olan ruhsat, sigorta ya da vize gibi evraklar da bu departman tarafından hazırlanıyor.
Araçlar nasıl seçiliyor?
Filolar oluşturulurken hangi yükler daha çok taşınacaksa ya da müşteriler hangi araç tipini daha çok tercih ediyorsa ona göre seçim yapılmalı. Örneğin eğer grupaj taşımaları yapılıyorsa hacim bakımından “lowbed” adı verilen ağır yük taşıma araçları, dökme çimento taşınacaksa silobaz araçları, gaz taşınacaksa römorklu araçlar tercih edilmeli. Bir diğer önemli husus ise satın alınan araçların teknik özelliklerine göre bir tercih yapılması. Teknik açıdan sağlam, kolay arıza yapmayan, yakıt sarfiyatı düşük, satış fiyatları uygun ve herhangi bir arıza durumunda uluslararası alanda servis alabilen araçlar seçilmeli.
Filo araçlarının bakım ve onarımı
Filo araçlarının bakım kısmında, araçların gönderimi ve dönüş zamanında kontrolleri, periyodik değişim ve kontrolleri yapılıyor, gerekli bakım cetvelleri tutuluyor. Genel olarak bu işlem garaj veya mekanik kısımda gerçekleşiyor. Onarım kısmında ise araçta oluşan problemler kademeli bir şekilde tespit ediliyor ve tamir ediliyor. Araç yola çıkarken hiçbir eksiğinin olmadığı kontrol edilip imza atılır.
İnsan kaynakları departmanı nasıl işliyor?
Bir filo yönetiminde yukarıda belirtilenlere ek olarak insan kaynakları departmanı da devreye giriyor. Bu hususta insan kaynakları departmanının sorumluluğu sürücüdür. Firmayı temsil eden yüz olan araç sürücüleri insan kaynakları departmanı tarafından iyi seçilmeli ve iyi eğitilmeli. İşe alım sürecinde yapılan testlerin yanı sıra uluslararası yol bilgisi, evrak bilgisi, yükü emniyete alabilme, gerekli işlemleri yaptırabilme, gidilecek ülke kurallarına uyabilme ve benzer konular hakkında bilgi sahibi olmalıdır.
Filolar nasıl sigortalanmalı?
Corpus sigorta olarak Türkiye sınırları dahilinde taşımacılık yapan nakliyeci firmaların üçüncü şahıslara ait malları kendilerine ait veya kiraladıkları araçlar ile taşımaları esnasında teminat kapsamındaki bir rizikonun gerçekleşmesi sonucunda doğan yasal sorumluluklarını poliçede belirlenmiş şartlar ve limitler dahilinde teminat altına alıyoruz. Yurt içi sorumluluk sigortası da hiçbir zaman emtia nakliyat sigortası yerine geçmez. Bu poliçelerde sigortalı olarak nakliyecinin ismi yazılır ve hasarda nakliyecinin kusuru varsa poliçe devreye girer. “Yurtiçi Taşıyıcının Mali Mesuliyeti Sigortası” genellikle “Kamyon Klozu” olarak yapılır.
